Kantor Walikota Bima Selengkapnya
Profil Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Bima
Rabu, 21 Mei 2014

Humas dan Protokol adalah salah satu dari delapan Bagian pada Sekretariat Daerah Kota Bima. Pada awal terbentuknya Kota Bima tahun 2002, Humas dan Protokol merupakan subbagian pada Bagian Umum. Selanjutnya pada tahun 2008 Subbagian Humas dan Subbagian Protokol menjadi Bagian tersendiri dengan nama Bagian Humas dan Protokol. Kepala Bagian Humas dan Protokol saat ini adalah Drs. Is Fahmin.

Tugas dan fungsi Bagian Humas dan Protokol adalah:

1)   Melaksanakan pemberitaan

2)   Mengumpulkan dan menganalisis informasi untuk bahan kebijakan pimpinan

3)   Mengatur keprotokoleran kegiatan pimpinan

4)   Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretariat Daerah Kota Bima sesuai dengan bidang tugasnya

Kepala Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Bima adalah Drs. Is  Fahmin.       

Bagian Humas dan Protokol terdiri atas tiga subbagian, yaitu:

  1. Subbagian Tata Usaha (TU) Pimpinan, dengan Kasubbag Syahrial Nuryadin, S.IP;
  2. Subbagian Humas dan Pemberitaan, dengan Kasubbag Ihya Ghazali, S. Sos; dan
  3. Subbagian Protokol dan Perjalanan Dinas, dengan Kasubbag M. Auwaliyah, ST.

Tugas Subbagian TU Pimpinan: 

  1. Menghimpun data kegiatan Pemerintah Daerah untuk disampaikan kepada pimpinan daerah;
  2. Mengatur jadwal kegiatan kegiatan pimpinan daerah, kemudian melaksanakan koordinasi dengan Subbagian Humas dan Pemberitaan (agar mempersiapkan pidato/bahan berita dan peliputan) serta Subbagian Protokol dan Perjalanan Dinas (agar mengatur urusan protokoler acara);
  3. Mengiventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang administrasi pimpinan daerah dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.

Tugas Subbagian Humas dan Pemberitaan: 

  1. Melaksanakan inventarisasi dan memelihara hasil dokumentasi dan audio visual
  2. Melaksanakan usaha-usaha untuk peningkatan hasil dokumentasi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun masyarakat
  3. Menghimpun dan mendokumentasikan naskah pidato Walikota, Wakil Walikota, dan Sekretaris Daerah
  4. Menyiapkan pemberitaan kegiatan Pemerintah Daerah melalui media cetak maupun elektronik
  5. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyelenggaraan penerbitan buletin karyawan sebagai media penerangan intern
  6. Menyiapkan bahan dalam memberikan tanggapan atau penjelasan terhadap surat-surat pembaca di media massa atau surat-surat dari masyarakat;
  7. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pembuatan film penerangan
  8. Menyiapkan bahan penyusunan rencana pembuatan folder, booklet dan brosur serta menyelenggarakan papan pengumuman
  9. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyelenggaraan keterangan pers atau konferensi pers
  10. Menyiapkan rencana peliputan acara-acara kegiatan Pemerintah Daerah dengan mengundang pers serta mempersiapkan pelaksanaan jumpa pers pimpinan pemerintah daerah
  11. Menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan bidang pelayanan informasi dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah
  12. Mengumpulkan, menyaring dan menganalisa informasi dari masyarakat, organisasi non pemerintahan dan perusahaan
  13. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan Unit Kerja/Instansi terkait, lembaga/ organisasi kewartawanan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas
  14. Memberikan pelayanan kepada masyarakat khususnya yang memerlukan informasi

 

Tugas Subbagian Protokol dan Perjalanan Dinas:

  1. Mencari, mengumpulkan, menghimpun dan mengolah data serta informasi yang berhubungan dengan bidang protokol;
  2. Menginvestarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang protokol dan arsip (surat-menyurat) serta menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah;
  3. Mengatur persiapan rapat, pertemuan/resepsi, upacara dan kendaraan untuk tamu yang memerlukan pelayanan yang bersifat protokoler; imaan
  4. Mengatur jadwal penerimaan tamu,
  5. Mempersiapkan acara (termasuk upacara dan pelantikan), menyangkut penyiapan petugas pengisi acara/upacara, tata tempat, dan undangan;
  6. melakukan kerja sama dengan Instansi/lembaga lain yang berkaitan dengan persiapan pelantikan atau upacara.;
  7. Mengatur urusan Perjalanan Dinas (termasuk pengecekan surat perjalanan dinas dan penomoran).

 

Standard Operational Procedure (SOP) Pada Bagian Humas dan Protokol

 

a)   Pengurusan SPPD

1)        Surat Pangilan Pemohon untuk melakukan Perjalanan Dinas yang ditujukan untuk Walikota dan memberikan disposisi ke Kabag. Humas dan Protokol

2)        Menerima dan mengagendakan disposisi surat permohonan dan disampaikan ke Kabag. Humas dan Protokol

3)        Menerima, menelaah dan mempelajari  Surat permohonan serta memberi disposisi ke Kasubbag. Protokol untuk di tindaklanjuti

4)        Menerima dan menelaah disposisi Kabag. Humas dan Protokol, membaca dan mempelajari surat pemohon dan memberi disposisi ke staf untuk proses pembuatan surat Tugas

5)        Menerima dan menindaklanjuti Disposisi dari Kasubag. Protokol dan membuat Surat Tugas di lanjutkan dengan Paraf oleh Kasubak Protokol

6)        Menelaah dan memberikan  Paraf Koordinasi

7)        Menelaah dan memberikan  Paraf  Koordinasi

8)        Penandatanganan Surat Tugas

9)        Memberikan Nomor  dan Stempel Surat Tugas dan menyerahkan Surat tugas kepada Pemohon

10)    Pengarsipan Dokumen

 

b)   Peliputan Kegiatan

1)        Surat Pemohon untuk melakukan Peliputan kegiatan Pemerintah, Kabag. Humas dan Protokol memberikan Disposisi ke Kasubbag Humas

2)        Menerima dan mengagendakan disposisi surat permohonan dan disampaikan ke Kasubbag. Humas

3)        Menerima, menelaah dan mempelajari serta memberi arahan ke staf untuk di tindaklanjuti

4)        Melaksanakan peliputan kegiatan Pemerintah

5)        Mencetak hasil peliputan untuk publikasi kehumasan

6)        Menyimpan hasil peliputan kegiatan Pemerintah

7)        Pengarsipkan Dokumen

 

c)    Administrasi Surat masuk

1)        Menerima surat masuk, Pencatatan surat masuk dalam buku agenda dan pemberian lembar disposisi

2)        Pencatatan surat masuk dalam buku agenda dan pemberian lembar disposisi

3)        Pengecekan surat

4)        Memberikan disposisi/arahan kepada Kasubag untuk ditindaklanjuti

5)        Menerima dan mencatat disposisi pada berkas surat masuk

6)        Menyampaikannya kepada Kasubag , Menerima dan menelaah isi disposisi dan melaksanakan untuk ditindaklanjuti

7)        Mengarsipkan surat masuk

 

d)   Pengaturan Tamu

1)        Penerimaan Tamu-tamu Pemerintah yang berhak menerima pelayanan Keprotokoleran

2)        Pencatatan buku tamu

3)        Mengarahkan Tamu Pimpinan Daerah  Memasuki Ruang Pimpinan, mempersilahkan duduk yang diatur oleh Pengatur Tamu Pimpinan yang dilakukan oleh Kasubag. Protokol

4)        Pengaturan Kepulangan Tamu Pimpinan Daerah oleh Kasubag. Protokol

5)        Penerimaan Tamu selesai

 

e)    Penyiapan MC/Pembawa Acara

1)        Dinas/Badan/Kantor/Bagian/Instansi lain (sebagai pemohon) Mengajukan Surat Kepada Kabag. Humas dan Protokol perihal permintaan tenaga MC untuk memandu acara

2)        Surat Pemohon permintaan tenaga MC untuk memandu acara diterima oleh staf untuk dilakukan pencatatan di buku surat masuk

3)        Surat Pemohon tersebut diserahkan oleh staf ke Kabag Humas dan Protokol

4)        Kabag Humas dan Protokol memberikan disposisi ke Kasubbag. Protokol untuk di tindak lanjuti

5)        Kasubbag. Protokol memerintahkan Staf untuk melaksanakan memandu acara atau MC

6)        Staf Melakukan kegiatan memandu Acara Atau MC sampai kegiatan tersebut selesai di lakukan

 

f)    Pembuatan Film Profil Daerah

1)        Kabag. Humas dan Protokol melakukan rapat dengan Kasubbag. Humas

2)        Menentukan Tim Pembuatan Film Profil Daerah oleh Kasubbag. Humas

3)        MenentukanTopik yang akan diangkat dalam Film serta menentukan penjadwalan (deadline) setiap tahapan

4)        Penghimpunan Data pada Dinas / Badan / Kantor / Bagian yang dilakukan oleh Staf untuk pembuatan Narasi Film  Profil Daerah

5)        Pembuatan Narasi Film Profil Daerah, mulai menyusun plot dan meminta pencari data untuk melengkapi data yang masih kurang. Setelah semua data lengkap, penyusun narasi mulai membuat narasi utama.

6)        Melakukan Peliputan atau pengambilan gambar Video dan Foto untuk pembuatan Film Profil Daerah.

7)        Hasil dari Pengambilan Gambar Video dilakukan pemilahan gambar (editing) oleh tim pembuat  Film Profil Daerah

8)        Dilanjutkan dengan Pengisian Suara (pembaca berita) untuk Film Profil Daerah

9)        Mulai melakukan proses pembuatan Film dengan menyatukan suara narasi dan gambar

10)    Draf Film Profil Daerah di koreksi oleh Kasubbag. Humas

11)    Kasubbag. Humas mengajukan Draf Film Profil ke Kabag. Humas dan Protokol untuk dilakukan uji kelayakan atau persetujuan

12)    Film Profil Daerah selesai dibuat

 

g)   Pembuatan Buletin

1)        Pengusulan Penerbitan Majalah

2)        Pembentukan Box Redaksi

3)        Pengumpulan Naskah (Redaksional)

4)        Draft Naskah dan editing naskah

5)        Dume (Pra Cetak) à koordinasi antara Kabag,  Asisten III, Sekda

6)        Pencetakan/Publikasi Dinamika Kota

 

h)   Administrasi Surat Keluar

1)        Arahan/disposisi Kabag kepada Kasubbag untuk membuat Surat Keluar

2)        Menerima dan menelaah disposisi Kabag, Membuat konsep surat, menugaskan staf untuk mengetik konsep, selanjutnya memeriksa dan menelaah konsep tersebut. Membuat draft surat untuk diajukan kepada Kabag

3)        Persetujuan  dan Penandatanganan surat oleh Kabag, selanjutnya diserahkan kepada staf untuk ditindaklanjuti

4)        Membubuhkan nomor, mencatat dalam Agenda Surat Keluar, menggandakan surat, dan membubuhkan stempel

5)        Pengiriman surat, mencakup: Internal (dalam kota) dan Eksternal (luar kota)                         

6)        Mengarsipkan surat

 

i)     Pengadaan Barang dan Jasa

1)        Kepala Sub Bagian menganalisis kebutuhan alat dan jasa untuk operasional kegiatan

2)        Hasil Analisis Kasubbag disampaikan kepada Kepala Bagian

3)        Kepala Bagian mengajukan usulan kepada TAPD

4)        TAPD memberikan persetujuan melalui pengusulan dalam RAPBD

5)        Setelah ditetapkan dalam APBD, Kepala Bagian menginformasikan kepada LPSE

6)        LPSE melaksanakan proses administrasi

7)        Setelah diproses, LPSE menentukan pelaksana pengadaan barang dan jasa

8)        Pengadaan barang dan jasa

9)        Pemeriksaan oleh Tim Pemeriksa Barang

10)    Penyerahan barang ke Pejabat Pembuat Komitmen (PPK = Kepala Bagian)

11)    Selesai

 

j)     Pelayanan Informasi oleh PPID

1)        Pemohon mengajukan permohonan layanan informasi kepada PPID melalui Meja Layanan Informasi/Bagian Pelayanan Informasi, mengisi formulir permohonan informasi

2)        Meja Layanan Informasi menerima permohonan, kemudian mencatat data pemohon dan data tentang informasi yang diminta, selanjutnya memberikan tanda bukti mengajukan permohonan kepada pemohon

3)        Berdasarkan data informasi yang diminta, Bagian Pelayanan Informasi meneruskan ke Bidang Dokumentasi Dan Arsip, dan Bidang Pengolah Data untuk mencari dan menyiapkan informasi yang diminta pemohon

4)        Pemohon informasi menerima informasi yang diminta. Dan mengisi tanda bukti penyerahan informasi publik

5)        Apabila informasi yang diminta Pemohon termasuk kategori yang dikecualikan maka bidang dokumentasi dan arsip  menyiapkan Pemberitahuan Tertulis bahwa data yang diminta termasuk informasi yang dikecualikan

6)        Pemberitahuan Tertulis Informasi yang dikecualikan disusun bagian Dokumentasi dan arsip diberikan kepada bagian Pelayanan Informasi, selanjutnya Pemberitahuan Tertulis disampaikan ke Pemohon

7)        Pemohon informasi membuat keputusan apakah dapat menerima penjelasan/pemberitahuan mengenai informasi yang dikecualikan. Jika dapat menerima/puas dengan jawaban/keterangan  mengenai informasi yang dikecualikan maka proses pelayanan selesai.  Jika pemohon tidak puas maka  dapat menyampaikan keberatan kepada atasan PPID

8)        Atasan PPID menyusun materi Tanggapan atas keberatan untuk disampaikan kepada Pemohon

9)        Penyampaian tanggapan atas keberatan disampaikan Bidang pelayanan Informasi untuk diberikan kepada pemohon namun sebelumnya bidang pelayanan informasi melakukan pengarsipan.

10)    Pemohon informasi membuat keputusan apakah dapat menerima tanggapan atasan PPID atau tidak. Jika Pemohon dapat menerima materi tanggapan atas keberatan dari atasan PPID maka proses pelayanan selesai, tetapi jika tidak puas maka Pemohon dapat mengajukan penyelesaian sengketa informasikepada  Komisi Informasi Provinsi.

 

Tantangan Dalam Pelaksanaan Tugas

 

1)        Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) belum dapat diterapkan secara optimal, karena permohonan koordinasi informasi yang disampaikan oleh Bagian Humas dan Protokol masih belum ditanggapi dengan optimal oleh SKPD lain Lingkungan Pemerintah Daerah Kota Bima.

Upaya pemecahan: Tahun 2014 Pemerintah Kota Bima membentuk PPID, dimana sekretariatnya berada di Bagian Humas dan Protokol. Diharapkan melalui optimalisasi fungsi PPID tersebut, maka penerapan UU KIP juga akan dapat berjalan lancar dan optimal.

2)        Tupoksi Bagian Humas dan Protokol memerlukan SDM yang memiliki kompetensi dan skill, serta kesanggupan mobilitas yang tinggi. Sejauh ini, personel yang ada belum semuanya mampu memenuhi standar kompetensi yang dibutuhkan.

Upaya pemecahan: memprogramkan pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan, baik untuk Lingkungan Pemerintah Daerah Kota Bima, maupun dengan mengirim staf untuk mengikuti kegiatan diklat di luar daerah.

 

Bingkai Berita
Lihat semua berita »
Info dan Pelayanan

web site hit counter
Kontak Kami
Pemerintah Kota Bima
Jl. Soekarno – Hatta
Kota Bima NTB-Indonesia
84113

Phone: (0374) 646441, 646442
Fax: (0374) 646569
© 2017 Pemerintah Kota Bima
Bagian Pengolahan Data dan Teknologi Informasi Kota Bima